Ce sunt mijloacele fixe și cum se gestionează activele?

În continuare sunt prezentate criteriile de recunoaștere a unui mijloc fix conform reglementărilor contabile aplicabile, elementele care îl diferențiază de un obiect de inventar, precum și dispozițiile referitoare la evaluare, amortizare și scoaterea din funcțiune.

Rezumat:

1. Un mijloc fix trebuie să îndeplinească simultan criteriile de durată de utilizare mai mare de 12 luni și valoare minimă de 2.500 lei, fiind înregistrat ca activ imobilizat și supus amortizării conform Catalogului mijloacelor fixe.
2. Clasificarea și codificarea mijloacelor fixe determină durata normală de funcționare și tratamentul fiscal aplicabil, iar actualizările din 2025 includ noi subgrupe și ajustări de durate pentru anumite active.
3. Gestionarea corectă implică evidența în registrul mijloacelor fixe, inventarierea și evaluarea periodică, aplicarea metodelor de amortizare aprobate, precum și proceduri documentate pentru casare și vânzare, în conformitate cu legislația fiscal-contabilă.

Ce sunt mijloacele fixe?

Mijloacele fixe reprezintă active corporale deținute de entitate în scopul utilizării în procesul de producție, prestarea de servicii, închirierea către terți sau pentru activități administrative, pe o perioadă ce depășește durata unui exercițiu financiar.

Conform reglementărilor contabile și fiscale, pentru a fi recunoscut ca mijloc fix, un bun trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:

• durata normală de utilizare mai mare de un an;
• valoare de intrare egală sau mai mare decât plafonul minim prevăzut de legislația fiscală în vigoare;
• utilizare exclusivă în scopul desfășurării activităților economice;
• nedestinarea revânzării în cursul normal al activității.

În contabilitate, mijloacele fixe se înregistrează în categoria activelor imobilizate corporale din bilanțul patrimonial, la valoarea de intrare determinată în funcție de modalitatea de achiziție (cost de achiziție, cost de producție sau valoare stabilită prin expertiză). Pe parcursul duratei de viață utilă, acestea se supun procesului de amortizare, prin metoda și pe durata stabilite conform Catalogului mijloacelor fixe și politicilor contabile aprobate.

Caracteristica definitorie a mijloacelor fixe este durabilitatea, asociată cu capacitatea de a genera beneficii economice viitoare pe termen lung. Administrarea eficientă implică inventarierea periodică, reevaluarea, ajustarea pentru depreciere, precum și scoaterea din funcțiune prin casare, vânzare sau alte modalități permise de lege.

Regimul juridic, criteriile de recunoaștere și modalitățile de calcul al amortizării sunt reglementate în art. 28 din Codul fiscal (Legea nr. 227/2015) și în actele normative subsecvente.

Clasificarea mijloacelor fixe

Sistemul de clasificare a mijloacelor fixe în România este reglementat prin Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe, act normativ care stabilește grupe, subgrupe și clase de active, precum și perioadele standard de amortizare aferente fiecărei categorii. Încadrarea corectă are implicații directe asupra calculului amortizării și a tratamentului fiscal:

1. Construcții
În această grupă intră mijloace fixe imobile destinate utilizării ca imobile funcționale sau lucrări de infrastructură. Se caracterizează prin valori de intrare ridicate și durate de viață utilă îndelungate, ceea ce presupune amortizare pe perioade extinse. Exemple relevante: hale industriale, spații de depozitare, clădiri administrative și comerciale, stații de epurare, drumuri, poduri, rețele tehnico-edilitare și alte lucrări similare.

2. Mijloace de transport, instalații tehnice, animale și plantații
Această grupă reunește active corporale cu mobilitate ridicată și durate de amortizare, în general, mai scurte decât în cazul construcțiilor. Mijloacele de transport includ autoturisme, autoutilitare, camioane, autobuze, motociclete și alte vehicule utilizate în scop economic. Instalațiile tehnice acoperă echipamente și utilaje specializate necesare proceselor tehnologice, precum aparate de climatizare industrială, linii de producție și echipamente de procesare. Tot aici se includ animalele de muncă sau reproducție și plantațiile cu ciclu de producție multianual.

3. Mobilier, echipamente de birou și mijloace de protecție
În această clasă sunt încadrate active cu valoare de achiziție mai redusă, dar care îndeplinesc criteriile de recunoaștere ca mijloace fixe și sunt supuse procesului de amortizare. Iată câteva exemple: mobilier de birou, echipamente de birotică, aparate electrocasnice utilizate în activitatea economică, sisteme de supraveghere video, dispozitive de securitate mecanică și echipamente de protecție pentru personal.

Cum se aplică codul de clasificare și ce schimbări aduce, în 2025, noul Catalog al mijloacelor fixe?

Sistemul de codificare a mijloacelor fixe este structurat pe baza unei numerotări ierarhizate, menite să asigure identificarea unitară și rapidă a grupei și subgrupei din care face parte fiecare activ. Codul de clasificare are caracter obligatoriu în evidența contabilă, fiind utilizat atât pentru recunoașterea și înregistrarea imobilizărilor corporale, cât și pentru aplicarea corespunzătoare a tratamentului fiscal.

Structura codurilor este următoarea:

• Grupa 1 – Construcții: coduri începând cu cifra „1”, aferente imobilelor și lucrărilor de infrastructură, cu durată normală de utilizare îndelungată;
• Grupa 2 – Mijloace de transport, instalații tehnice, animale și plantații: coduri începând cu cifra „2”, aferente activelor cu mobilitate ridicată și durate de amortizare, în general, mai reduse;
• Grupa 3 – Mobilier, echipamente de birou și mijloace de protecție: coduri începând cu cifra „3”, aferente activelor de suport administrativ și logistic, cu valoare de intrare mai redusă comparativ cu grupele anterioare.

Catalogul mijloacelor fixe – ediția 2025 introduce modificări semnificative în structura de clasificare, prin:

• includerea unor subgrupe noi pentru echipamente digitale și tehnologii emergente;
• ajustarea duratelor normale de funcționare pentru anumite active, în concordanță cu ritmul accelerat al uzurii tehnologice;
• clarificarea codurilor aferente unor categorii de active pentru eliminarea interpretărilor neunitare.

Așadar, aplicarea noii versiuni a Catalogului impune actualizarea registrelor de imobilizări și a procedurilor interne de evidență, precum și instruirea personalului de specialitate din compartimentele financiar-contabile.

Valoarea mijloacelor fixe în 2025

Pragul valoric utilizat pentru recunoașterea mijloacelor fixe este unul dintre criteriile esențiale de clasificare contabilă și fiscală. Conform reglementărilor în vigoare, valoarea minimă de intrare pentru încadrarea unui activ în această categorie rămâne, și în 2025, de 2.500 lei. Menținerea aceluiași nivel oferă stabilitate politicilor contabile și permite continuitatea în planificarea investițiilor.

Determinarea pragului se face prin raportare la valoarea de intrare în patrimoniu, care nu se rezumă la prețul de achiziție, ci include toate costurile necesare pentru punerea activului în funcțiune la locația și în condițiile prevăzute de destinația sa. Astfel, în calcul se iau în considerare, printre altele, taxele nerecuperabile, transportul, montajul, instalarea și testele preliminare.

Activele care depășesc acest prag beneficiază de tratamentul fiscal aplicabil mijloacelor fixe, respectiv amortizarea pe durata normală de funcționare stabilită conform Catalogului mijloacelor fixe. Prin amortizare, costul investiției este repartizat pe întreaga perioadă de utilizare, ceea ce permite o gestionare mai eficientă a impactului asupra rezultatului fiscal anual.

Diferența dintre mijloacele fixe și obiectele de inventar

În sensul reglementărilor contabile aplicabile, delimitarea între mijloacele fixe și obiectele de inventar constituie element determinant pentru stabilirea tratamentului contabil și fiscal al bunurilor deținute de entitate.

Criteriile de diferențiere sunt următoarele:

a) Criteriul privind durata normală de utilizare

• Bunurile cu durată de utilizare mai mică de 12 luni se clasifică drept obiecte de inventar, indiferent de valoarea de intrare;
• Bunurile cu durată de utilizare mai mare de 12 luni și îndeplinind pragul valoric prevăzut la lit. b) se clasifică drept mijloace fixe amortizabile.

b) Criteriul valoric

• Pragul valoric pentru recunoașterea unui mijloc fix este stabilit la 2.500 lei;
• Bunurile cu valoare de intrare sub acest prag sunt încadrate la obiecte de inventar, fiind recunoscute integral pe cheltuieli în exercițiul financiar al achiziției;
• Bunurile care depășesc pragul și îndeplinesc condiția de durată normală de utilizare se supun regimului de amortizare prevăzut de Catalogul mijloacelor fixe.

c) Tratamentul contabil și fiscal

• Obiectele de inventar se evidențiază în contabilitate ca active circulante și se trec integral pe cheltuieli la momentul dării în folosință, influențând direct rezultatul exercițiului în anul achiziției;
• Mijloacele fixe se înregistrează în categoria activelor imobilizate corporale și se amortizează sistematic pe durata de viață utilă, costul fiind repartizat proporțional pe mai multe exerciții financiare.

Stabilirea încadrării corecte este obligatorie pentru asigurarea conformității cu legislația fiscală, influențând modul de calcul al amortizării, deductibilitatea cheltuielilor și rezultatul impozabil. Totodată, alegerea între achiziția de obiecte de inventar sau mijloace fixe trebuie fundamentată pe politica contabilă a entității, obiectivele investiționale și strategia financiară pe termen scurt și lung.

Metode de calcul pentru amortizarea mijloacelor fixe

Amortizarea mijloacelor fixe reprezintă procedura contabilă de repartizare sistematică a valorii de intrare a unei imobilizări corporale pe durata normală de funcționare, stabilită conform Catalogului privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe. Scopul amortizării este recunoașterea uzurii fizice, a deprecierii morale și a altor factori care diminuează capacitatea activului de a genera beneficii economice viitoare.

Metoda de amortizare se stabilește prin politicile contabile aprobate ale entității și se aplică pe întreaga durată de utilizare a activului, cu respectarea prevederilor fiscale și contabile aplicabile.

Metodele de amortizare permise sunt:

• Metoda liniară – repartizarea uniformă a valorii amortizabile pe întreaga durată de utilizare;
• Metoda degresivă – aplicarea unor cote mai mari de amortizare în primii ani de funcționare, diminuate ulterior;
• Metoda progresivă – aplicarea unor cote crescătoare de amortizare pe parcursul duratei de utilizare;
• Metoda accelerată – deducerea, în primul an de utilizare, a până la 50% din valoarea de intrare, diferența fiind amortizată liniar pe durata rămasă.

Duratele normale de funcționare, exprimate în ani, sunt obligatorii din punct de vedere fiscal. În evidența contabilă, pot fi utilizate durate mai scurte dacă acestea reflectă mai fidel consumul de beneficii economice.

Valoarea amortizabilă se determină ca diferență între valoarea de intrare și valoarea reziduală estimată a activului. Înregistrarea amortizării în contabilitate se efectuează lunar, prin debitarea conturilor de cheltuieli cu amortizarea și creditarea conturilor de amortizare cumulată, în conformitate cu planul de amortizare aprobat.

Gestionarea și evidența mijloacelor fixe

Gestionarea mijloacelor fixe se realizează printr-un ansamblu de proceduri și instrumente care asigură evidența completă, controlul și conformitatea cu reglementările contabile și fiscale aplicabile.

După cum am menționat, registrul mijloacelor fixe constituie documentul obligatoriu pentru urmărirea fiecărui activ individual. Acesta conține datele de identificare, caracteristicile tehnice, valoarea de intrare, durata normală de funcționare și metoda de amortizare, conform Catalogului privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe.

Etapele de gestionare sunt următoarele:

• Înregistrarea inițială – presupune identificarea bunului, evaluarea conform criteriilor de recunoaștere, stabilirea codului de clasificare și înregistrarea în contabilitate pe baza documentelor justificative (factură de achiziție, procese-verbale de recepție). Valoarea de intrare include costul de achiziție sau producție, precum și cheltuielile accesorii necesare aducerii în stare de utilizare.
• Contabilizarea – se efectuează utilizând conturile din clasa 2 „Imobilizări”, în funcție de natura activului (ex.: 212 – Construcții, 213 – Instalații tehnice și mașini, 214 – Mobilier, 215 – Investiții imobiliare). Alegerea contului se face conform planului de conturi general și politicilor contabile aprobate.
• Inventarierea periodică – se realizează cel puțin o dată pe an și implică:
  • verificarea existenței fizice a activului;
  • evaluarea stării tehnice;
  • compararea informațiilor cu datele din registrul mijloacelor fixe și corectarea eventualelor neconcordanțe.
• Evaluarea periodică – se efectuează pentru actualizarea valorii contabile și ajustarea planului de amortizare în funcție de uzură, reevaluare sau depreciere. În cazuri justificate, se poate recalcula durata de viață utilă sau se pot înregistra ajustări pentru pierderi de valoare.
• Controlul intern – presupune verificări periodice pentru a confirma concordanța între evidențele contabile și realitatea din teren. Aceste verificări se pot realiza prin inventarieri fizice și teste de funcționalitate.

Exemple de soluții informatice care susțin gestionarea conformă a mijloacelor fixe:

• Soluțiile de localizare și fiscalitate pentru România permit integrarea funcțiilor specifice legislației locale în sistemele ERP;
• Modulul SAF-T facilitează generarea și transmiterea fișierului standard de control fiscal, conform cerințelor ANAF;
• Modulul e-Factura este eficient pentru emiterea și transmiterea facturilor electronice în formatul acceptat de sistemul național;
• Modulul de gestionare a cecurilor simplifică administrarea operațiunilor cu instrumente de plată tip cec, înregistrate în contabilitate conform normelor legale.

În ansamblu, implementarea unor astfel de sisteme permite automatizarea proceselor de evidență și control, reducerea erorilor și asigurarea conformității cu obligațiile fiscale și contabile.

Casarea și vânzarea mijloacelor fixe

Casarea mijloacelor fixe constituie operațiunea prin care un activ imobilizat este scos definitiv din funcțiune și din evidențele contabile ale entității, ca urmare a imposibilității utilizării acestuia în condiții economice sau tehnice justificate și a lipsei de beneficii economice viitoare.

Procedura de casare se desfășoară după cum urmează:

• întocmirea procesului-verbal de constatare a stării tehnice, care atestă deprecierea ireversibilă a activului și motivele scoaterii din funcțiune; documentul va conține descrierea activului, data punerii în funcțiune, durata de utilizare, valoarea de intrare, amortizarea cumulată și valoarea rămasă;
• elaborarea notei de fundamentare pentru casare, justificată din punct de vedere economic și tehnic;
• prezentarea documentației (proces-verbal și notă de fundamentare) organului de conducere competent, pentru aprobarea casării conform procedurilor interne;
• efectuarea operațiunilor de dezmembrare și, după caz, valorificarea componentelor recuperabile prin reutilizare internă sau prin vânzare;
• întocmirea procesului-verbal de scoatere din funcțiune, document justificativ pentru înregistrarea contabilă a operațiunii.

Înstrăinarea prin vânzare a unui mijloc fix se efectuează cu respectarea următoarelor cerințe:

• stabilirea prețului de vânzare în funcție de valoarea de piață, având în vedere prevederile legale privind tranzacțiile între persoane afiliate;
• întocmirea documentelor justificative (contract de vânzare-cumpărare, factură);
• înregistrarea contabilă, care cuprinde:
  • scoaterea din evidență a valorii de intrare și a amortizării cumulate;
  • recunoașterea venitului din vânzare;
  • determinarea rezultatului din cedare (profit sau pierdere) ca diferență între prețul de vânzare și valoarea contabilă netă, rezultat care influențează direct baza de calcul a impozitului pe profit.

Nu în cele din urmă, aplicarea procedurii se realizează cu respectarea reglementărilor contabile și fiscale în vigoare, documentația aferentă fiind păstrată conform termenelor legale pentru justificarea operațiunii în fața organelor de control.

În concluzie, gestionarea mijloacelor fixe impune aplicarea unitară a prevederilor legale privind recunoașterea, evaluarea, amortizarea și scoaterea din funcțiune, utilizarea codurilor de clasificare conform Catalogului mijloacelor fixe, menținerea evidenței operative și contabile corelate și întocmirea documentației justificative complete, pentru asigurarea conformității fiscale și a prezentării fidele în situațiile financiare.